Wie weise ich Mitarbeiter auf den Urlaubsverfall hin?

Schreiben Sie jedem Mitarbeiter einzeln, am besten per E-Mail: wie viele Urlaubstage er in diesem Jahr hat, dass er den Urlaub rechtzeitig beantragen soll und dass nicht genommener Urlaub sonst verfällt. Schicken Sie den Hinweis im Januar und erinnern Sie im Herbst noch einmal. Ohne diesen Hinweis verfällt der gesetzliche Urlaub nicht.

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Warum ist der Hinweis so wichtig?

Nach dem Bundesurlaubsgesetz verfällt Urlaub, der nicht bis zum 31. Dezember genommen wurde (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 423/16) gilt das aber nur, wenn Sie als Arbeitgeber mitgewirkt haben. Sie müssen jeden Mitarbeiter in die Lage versetzen, seinen Urlaub zu nehmen. Juristen sprechen von der Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers.

Ohne Ihren Hinweis bleibt der gesetzliche Urlaub bestehen und kommt zum Urlaub des nächsten Jahres hinzu. Er verjährt auch nicht nach drei Jahren. So kann sich offener Urlaub über Jahre ansammeln, und am Ende des Arbeitsverhältnisses müssen Sie ihn auszahlen. Wann Urlaub verfällt, erklärt der Ratgeber Wann verfällt Resturlaub?

Was muss im Hinweis stehen?

Ein wirksamer Hinweis enthält drei Dinge:

  1. Die konkrete Zahl: wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter in diesem Jahr hat. Hat er Resturlaub aus dem Vorjahr, nennen Sie diese Tage getrennt.
  2. Die Aufforderung: Bitten Sie ihn, seinen Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er ihn im laufenden Jahr nehmen kann.
  3. Die Folge: Sagen Sie klar, dass der Urlaub sonst am 31. Dezember verfällt, bei übertragenem Urlaub am 31. März.

Der Hinweis muss sich an den einzelnen Mitarbeiter richten. Eine Rundmail an alle ohne die persönliche Zahl ist deshalb riskant. Nennen Sie im Hinweis alle Urlaubstage, auch den zusätzlichen Urlaub aus dem Arbeitsvertrag. Ob dieser anders behandelt werden darf, hängt vom Vertrag ab.

Wann muss der Hinweis kommen?

Das Gesetz nennt keine feste Frist. Der Hinweis muss so früh kommen, dass der Mitarbeiter den Urlaub im laufenden Jahr noch nehmen kann. Bewährt haben sich zwei Termine:

  • Im Januar: der Hinweis auf den Urlaub des ganzen Jahres und auf den Resturlaub aus dem Vorjahr, der bis zum 31. März genommen werden muss.
  • Im Herbst, zum Beispiel im Oktober: eine Erinnerung an die Tage, die noch offen sind. Bis zum Jahresende bleiben dann noch rund drei Monate.

Ein Hinweis erst im Dezember ist riskant. Hat ein Mitarbeiter noch zehn Tage offen und kann sie in den verbleibenden Wochen nicht mehr nehmen, verfallen sie trotz Hinweis nicht.

Der Hinweis gilt immer nur für ein Urlaubsjahr. Sie müssen ihn also jedes Jahr neu geben. Neue Mitarbeiter erhalten ihn am besten gleich zu Beginn, mit dem Urlaub, der ihnen im Eintrittsjahr zusteht. Wie Sie diesen berechnen, steht im Ratgeber Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitern zu?

In welcher Form muss ich hinweisen?

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Ein mündlicher Hinweis ist aber schwer zu beweisen. Im Streitfall müssen Sie als Arbeitgeber beweisen, dass Sie den Mitarbeiter richtig und rechtzeitig hingewiesen haben.

Nutzen Sie deshalb die Textform (§ 126b BGB), zum Beispiel eine E-Mail oder einen Brief. Bitten Sie den Mitarbeiter, den Erhalt kurz zu bestätigen, etwa mit einer Antwort-E-Mail oder einer Unterschrift auf einer Kopie.

Bewahren Sie Hinweis und Bestätigung auf, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Streit über offenen Urlaub entsteht oft erst an dessen Ende, wenn es um die Auszahlung des Urlaubs geht.

Reicht ein Satz im Arbeitsvertrag?

In der Regel nicht. Allgemeine Angaben im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt, in einem Aushang oder in einem Tarifvertrag sind nicht konkret genug. Sie nennen weder die Zahl der Urlaubstage des Mitarbeiters in diesem Jahr noch den genauen Termin, an dem der Urlaub verfällt.

Muster: Hinweis zu Jahresbeginn

Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an. Den Absatz zum Resturlaub lassen Sie weg, wenn der Mitarbeiter keinen Urlaub aus dem Vorjahr übertragen hat. Haben Sie im Vorjahr keinen Hinweis gegeben, lesen Sie zuerst den Abschnitt zum vergessenen Hinweis weiter unten.

Betreff: Ihr Urlaub im Jahr [2027]

Hallo [Vorname],

für das Jahr [2027] stehen Ihnen [25] Urlaubstage zu. Bitte beantragen Sie Ihren Urlaub so rechtzeitig, dass Sie ihn bis zum 31. Dezember [2027] nehmen können.

Aus dem Jahr [2026] wurden [3] Urlaubstage auf dieses Jahr übertragen. Bitte nehmen Sie diese Tage bis zum 31. März [2027].

Bitte beachten Sie: Urlaub, den Sie nicht rechtzeitig beantragen, obwohl Sie ihn hätten nehmen können, verfällt ersatzlos. Der übertragene Urlaub aus [2026] verfällt am 31. März [2027]. Der Urlaub für [2027] verfällt am 31. Dezember [2027]. Nur wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe, zum Beispiel eine Krankheit, den Urlaub verhindern, wird er bis zum 31. März [2028] übertragen.

Bitte bestätigen Sie mir kurz, dass Sie diese Nachricht erhalten haben.

Muster: Erinnerung im Herbst

Betreff: Ihr offener Urlaub für [2027]

Hallo [Vorname],

Sie haben für das Jahr [2027] noch [8] Urlaubstage offen. Bitte beantragen Sie diese Tage bald, damit Sie sie bis zum 31. Dezember [2027] nehmen können.

Urlaubstage, die Sie bis dahin nicht nehmen, obwohl Sie sie hätten nehmen können, verfallen am 31. Dezember [2027].

Bitte bestätigen Sie mir kurz, dass Sie diese Nachricht erhalten haben.

Die Muster sind Formulierungsvorschläge für den Regelfall. Gelten in Ihrem Betrieb ein Tarifvertrag oder besondere Regeln im Arbeitsvertrag, lassen Sie den Text im Zweifel prüfen.

Ein Beispiel

Ein Mitarbeiter hat 25 Urlaubstage. Am 8. Januar schicken Sie ihm den Hinweis zu Jahresbeginn per E-Mail, er bestätigt den Erhalt. Bis Ende September hat er 17 Tage genommen. Am 1. Oktober erinnern Sie ihn an die 8 offenen Tage. Er beantragt bis Jahresende nur 5 davon, obwohl er auch die übrigen hätte nehmen können.

Dann verfallen die übrigen 3 Tage am 31. Dezember. Hätten Sie keinen Hinweis gegeben, kämen die 3 Tage zu den 25 Tagen des nächsten Jahres hinzu.

Ich habe den Hinweis vergessen. Was nun?

Dann ist der gesetzliche Urlaub aus den Vorjahren nicht verfallen. Er kommt zum Urlaub des laufenden Jahres hinzu, auch wenn er schon länger offen ist. Holen Sie den Hinweis so bald wie möglich nach und nennen Sie dabei alle offenen Tage, auch die aus den Vorjahren.

Ab dem Hinweis kann dieser Urlaub wieder verfallen, wenn der Mitarbeiter ihn bis zum Jahresende hätte nehmen können und es nicht getan hat. Rechnen Sie bei vielen offenen Tagen genug Zeit ein. Verjährung schützt Sie hier nicht: Die Frist von drei Jahren beginnt erst mit dem Ende des Jahres, in dem Sie hingewiesen haben (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, Az. 9 AZR 266/20).

Gilt die Hinweispflicht für alle Mitarbeiter?

Ja, für alle mit gesetzlichem Urlaubsanspruch. Dazu gehören auch Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende. Bei Teilzeit nennen Sie die Urlaubstage passend zu den Arbeitstagen des Mitarbeiters: Wer 3 statt 5 Tage pro Woche arbeitet, hat zum Beispiel mindestens 12 statt 20 gesetzliche Urlaubstage.

Eine Ausnahme gibt es bei langer Krankheit: Ist ein Mitarbeiter seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend krank, verfällt sein gesetzlicher Urlaub in der Regel 15 Monate nach Ende dieses Jahres, auch ohne Hinweis. Hat er im Urlaubsjahr vor seiner Erkrankung noch gearbeitet, gilt das nur, wenn Sie den Hinweis gegeben haben (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, Az. 9 AZR 245/19).

Darf ich Urlaubsanträge nach dem Hinweis ablehnen?

Nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen der Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die aus sozialen Gründen Vorrang haben (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Der Hinweis wirkt nur, wenn der Mitarbeiter den Urlaub tatsächlich nehmen konnte. Kann er ihn wegen Ihrer Ablehnung bis zum Jahresende nicht mehr nehmen, verfällt der Urlaub am 31. Dezember nicht.

Rechtsgrundlagen

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage in Deutschland (Stand: November 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge können abweichende Regeln enthalten.

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